Házipénztár

A gazdálkodó szerv működéséhez szükséges készpénz, az értékpapírok, és egyéb értékek kezelésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség.

Megkülönböztetünk:

-nagy értékű(1 M Ft feletti)

-jelentős értékű(100 000-1 M Ft közötti)

-kis értékű(10 000-100 000 Ft közötti) házipénztárakat.

Pénztári forgalom: Készpénz bevételek és kiadások vállalkozáson belüli bonyolítása, a velük összefüggő bizonylatok forgalma, a pénztárban elhelyezett egyéb értékek kezelése, ki-és beáramlása.

Pénzkezelés szabályzata:

1. Általános pénzkezelési szabályok

2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok

2.1. Pénztáros és helyettese

2.2. Pénztári ellenőr

2.3. Utalványozás

3. Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás

4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések:

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

5.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

5.2. Munkabér-kifizetés

5.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

5.4. Egyéb nyilvántartások

5.5. Szigorú számadású nyomtatványok

5.6. Letétek nyilvántartása és kezelése

5.7. Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje

5.8. A valutakezelés és nyilvántartás rendje

1. Általános szabályok:
   -A házipénztárban csak az elszámolási betétszámlát vezető banknál felvett és a készpénzben befizetett összegeket lehet kezelni.
   -Idegen pénzek és értékek a pénztárban semmilyen címen, még elkülönítve sem tárolhatók.
   -A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg az írásban megállapított, jóváhagyott keretet.
2. A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok:
   Pénztáros és helyettese:
   -A gazdasági egység vezetője a pénztárosi teendők ellátásával - a főkönyvelő által javasolt - arra alkalmas, büntetlen előéletű - erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező - személyt, pénztárost, továbbá pénztáros-helyettest köteles megbízni.
   -Nem lehet a pénztáros, vagy a helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi teendőkkel összeférhetetlen.
   Összeférhetetlennek kell tekinteni a könyvelési, bérelszámolási, anyagbeszerzési dolgozókat, akik utalványozási, vagy ellenőrzési joggal vannak megbízva, a beosztásuk miatt a házipénztárral kapcsolatban ügyintézői tevékenységet látnak el. Ill. azok a személyek,akiknek a bankszámla felett rendelkezési joguk van.
   -A gazdasági egység házipénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztárossal munkakörének elfoglalásakor, írásban nyilatkozattal kell elismertetni.
   -A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok stb.) továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.
   A gazdasági egység vezetője a pénztárost - a felsorolt teendőkön kívül - egyéb feladatokkal is megbízhatja, kivéve a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkaköröket.
   
   Pénztárellenőr:
   -A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének, egyezőségének ellenőrzése.

-A pénztári ellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet.

- Ellenőrzés során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésben szereplő adatok megegyeznek-e az  alapbizonylaton kiállított adatokkal. Az alapbizonylatokat minden esetben utalványoztatni kell. A kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot.
-A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos.
-A pénztári ellenőr feladatait - egyéb munkája mellett - a szerv vezetője, gazdasági vezetője, vagy ezzel megbízott egyik dolgozója is elláthatja.

Utalványozó:
-Utalványozónak azok a személyek, akik a gazdálkodó szervezetnél a kiadások, kifizetések, vagy a bevételek beszedését elrendelhetik.
-Utalványozási joggal a gazdálkodó szervezet vezetője ruházhat fel egyes dolgozókat.      Meghatározott kiadások: jutalom, állományon kívüli munkabér stb. utalványozását a gazdálkodó szervezet vezetője egy személyben is gyakorolhatja.

• A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet, a pénztári ellenőrzés feladatát az utalványozó is elláthatja.
• Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen - kisegítésképpen - sem kezelheti.

3. A házipénztár működése, pénzmegőrzés és -tárolás:
   -A napi készpénzforgalom megállapításánál a munkabér-kifizetés és a munkabér jellegű kifizetéseket nem kell figyelembe venni.
   -A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékforgalom esetében kell biztosítani.
   -Amennyiben a házipénztárkeret és a -forgalom nem jelentős, úgy helyiségrészt kell biztosítani.
   -A házipénztár pénzkészletét tűzbiztos lemezszekrényben kell tárolni és megőrizni.
   -A lemezszekrény kulcsát a pénztáros kezeli.
   -A pénztári (lemezszekrény) kulcsok másodpéldányát a gazdálkodó egység főkönyvelője, az eredeti kulcskezelők által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megőrizni.
   -Tilos a lemezszekrény eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármely más ok miatt munkahelyétől távol marad, köteles a pénztári kulcsokat lezárt borítékban a főkönyvelőhöz eljuttatni.
   -Ilyen esetben a főkönyvelő a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles. A házipénztár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni.
   -A pénztári kulcsokról a főkönyvelőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie, melyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak.
   A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával igazolja.
   -A pénztárhelyiségben a főkönyvelő kivételével más személy nem tartózkodhat.
4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések:
   A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni:
   - 100 000 Ft-ig 1 fő
   - 100 000-500 000 Ft-ig 2 fő
   - 500 000-1 000 000 Ft-ig 3 fő
   - 1000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.
   -A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért.
   -A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták és ott el nem helyezték.

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak minden befizetést és kifizetést a pénztárjelentésbe kell feljegyeznie.
A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni és a használatba vett tömböket a főkönyvelővel, vagy annak megbízottjával hitelesíttetni kell.

Nyilvántartásokat kell vezetni az alábbiakról:

- A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

- Munkabér-kifizetés

- Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

- Egyéb nyilvántartások

- Szigorú számadású nyomtatványok

- Letétek nyilvántartása és kezelése

- Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje

- A valutakezelés és nyilvántartás rendje

Pénztári bizonylatok

Pénztárt érintő gazdasági események bizonylatai

a.) bevételi pénztár bizonylat:

-pénztáros állítja ki

-szigorú számadású

-három példányos

b.) kiadási pénztár bizonylat:

-pénztáros állítja ki

-szigorú számadású

-két példányos

 c.) pénztárjelentés:tartalmazza a pénztárt érintő gazdasági eseményt, a bevételi és a kiadási bizonylat alapján a pénztáros készíti ellenőrzési céllal: pénztárban lévő tényleges pénzkészlet megegyezik-e a jelentésben szereplő összeggel készülhet: naponta, hetente, dekádonként (10 nap), havonta

• A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani.
• A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.
• A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében éves sorszámmal köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell a pénztárjelentésben szerepeltetni.
• A bevételi (amennyiben szükséges) és a kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot.

• Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet.
• A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni, (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni.
• Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre az alapbizonylatokat összesíteni kell.

• Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni.
• A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja.
• A pénztárban ideiglenes jelleggel sem lehet elismerendő nyugta (úgynevezett bón).
• A pénztáros (a gazdálkodó szervezet alkalmazottain kívül) csak személyazonossági igazolvány felmutatására fizethet, ilyen esetben a bizonylatra fel kell tüntetni a személyi igazolvány számát.
• Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki.
• A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható.
• Ezekről a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és a kiadási bizonylat szövegrovatában hivatkozni kell a nyilvántartási számra.
• A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását.

Készpénzfizetés: Effektív készpénzzel történő fizetés.

Előnye:

-a tranzakció azonnali

-mindenki elfogadja

-nincs előírás az átadására

-anonimitás, nincs hivatalos nyoma (bűnözők számára kedvező)                      

A készpénzfizetés teljesíthető:

- a pénzösszeg közvetlen átadásával,

- a jogosult bankszámlájára teljesített befizetéssel,

- az összegnek készpénz-átutalási megbízással a jogosult részére való továbbításával,

- az összegnek a jogosult részére kifizetési utalvánnyal történő kiutalásával,

- az összegnek készpénzfelvételi utalvány útján történő kifizetésével,

- egyszerű átutalással,

- pénzforgalmi betétkönyv felhasználásával,

- postai küldemény utánvételezésével.

A gazdálkodó szervezeteket a készpénz fizetéseiknek kétféle módon tehetnek eleget:

- a számlavezető banknak adott megbízás alapján közvetlenül a bank vagy posta útján,

- házipénztáron keresztül

Készpénzfizetési formák

1 Készpénzbefizetés bankszámlára

A vállalatok bankszámlájára a pénzintézet pénztárainál és a postahivataloknál lehet készpénzfizetéseket teljesíteni. A postahivataloknál a bankszámlák javára

- készpénz-átutalási megbízással,

- belföldi postautalvánnyal és

- befizetési lappal, közvetlenül a bankszámlát vezető hitelintézetnél, illetve az erre kijelölt postahivataloknál az ún. zsákos pénzfeladással is teljesíthetők készpénzbefizetések.

• Postahelyeknél a bankszámlák javára készpénz-átutalási megbízással teljesíthető készpénzbefizetés. A postahivatal a bevételezett készpénzt a Posta Elszámoló Központ útján juttatja el a bankszámlát vezető hitelintézethez.
• Belföldi postautalvánnyal általában magánszemélyek fizetnek.Ebben az esetben a posta az utalványt, illetve a pénzt kézbesíti a gazdálkodó szervezetnek, aki dönthet úgy, hogy az összeget átveszi és a házipénztárba bevételezi, vagy rendelkezhet úgy, hogy az utalvány összegét írják jóvá a bankszámláján. (Belföldi postautalvány magánszemélyek egymás közötti készpénz fizetésére is felhasználható. Maximális értékhatára 50.000 Ft.)

2. Készpénzkifizetés bankszámláról

A készpénzkifizetés történhet:

- készpénzfelvételi utalvánnyal,

- kifizetési utalvánnyal,

- egyszerű átutalással és

- pénzforgalmi betétkönyvön keresztül.

A vállalat a bankszámlájáról a számlát vezető bank pénztáránál,valamint más hitelintézet vagy postahivatal erre kijelölt pénztáránál vehet fel készpénzt. A bank a készpénzfizetést csak akkor teljesíti, ha a vállalat a hitelintézet által kiszolgáltatott utalványtömbből származó, az előírásoknak megfelelően kiállított készpénzfelvételi utalványt bemutatja.

• A készpénzfelvételi utalványon a vállalat feltüntetheti a készpénzfelvétellel megbízott személyt. Ilyenkor a bank az utalvány összegét csak a megnevezett személynek fizeti ki.

Ha a vállalat nem nevez meg megbízott személyt, akkor a bank az utalvány bemutatójának fizeti ki a készpénzt. Az utalvány beváltásánál – a visszaélések elkerülése érdekében – a    bank a benyújtó személyazonosságát megvizsgálja és az összeg átvételét igazoltatja.

• A kifizetési utalvánnyal általában a következő esetekben utalható ki pénz:

- ha a vállalatnak olyan telepe, fiókja készpénzellátásáról kell gondoskodnia, ahol bankszervezet nem működik (vagy az távol esik),

- ha a készpénz kiutalása más gazdálkodó szervezettel vagy állampolgárral fennálló tartozás kiegyenlítésére szolgál.

A kifizetési utalvány és feladójegyzék kiállítása esetén a gazdálkodó szervezet azzal bízza meg a számláját vezető bankot, hogy számlája terhére meghatározott összeget postahivatal útján készpénzben fizessen ki az utalványon megnevezett címzettnek.

• A számlatulajdonos a székhelyével nem azonos helységben működő kirendeltségére esetenként egyszerű átutalással is juttathat el készpénzt valamely ottani hitelintézeti fiókon keresztül.
• A pénzforgalmi betétkönyv az arra kijelölt postahivatal által vezetett különleges keretnyilvántartó könyv. A számlatulajdonos a székhelyével nem azonos helységben működő kirendeltsége számára a kijelölt postahelyen, készpénz felvételére rendelkezésre álló keretet biztosít.

3 A gazdálkodó szervezetek házipénztára

A gazdálkodó szervezeteknek a számviteli törvény szerint a számviteli politika keretében el kell készíteniük pénzkezelési szabályzatukat. A pénzkezelési szabályzatnak tartalmaznia kell (a vállalat sajátosságaink figyelembe vételével):

- a pénztári kezelés szabályait (pénztári rend),

- a pénzforgalom ügyviteli rendjének szabályait,

- a pénzkezeléshez kapcsolódó egyéb feladatok, nyilvántartások szabályait,

- a bankszámlaforgalom szabályait.

Annak érdekében, hogy a vállalatok készpénzfizetéseiket zavartalanul le tudják bonyolítani, a  készpénz tartására és kezelésére házipénztárt létesíthetnek. A házipénztárból teljesítik a készpénzkifizetéseket (pl. munkabér kifizetését, kis összegű beszerzések) és ide vételezik be a hozzájuk közvetlenül befolyó készpénzt. Kialakításának előírásait az átlagos napi készpénzforgalom alapján határozzák meg. A pénztárosnak kell gondoskodnia arról, hogy az esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez, a zavartalan pénzforgalomhoz elegendő készpénz legyen a pénztárban.

A készpénzszükségletet a gazdálkodó szervezet biztosíthatja:

- bankszámlájáról történő pénzfelvétellel,

- kifizetési utalvánnyal,

- pénzforgalmi betétkönyvvel,

- felvásárlási készpénzutalvánnyal,

- napi pénzbevételeiből.

A pénztárban tartható készpénzállomány felső határát a gazdálkodó szervezet saját hatáskörben állapítja meg, ezt a készpénzösszeget házipénztári keretnek nevezik. A napi vagy időszaki pénztárzárlatkor a házipénztári keretet meghaladó pénzmennyiséget be kell fizetni a gazdálkodó szervezet bankszámlájára.

A pénztáros feladatai:

- a pénztárban lévő készpénz és egyéb értékek kezelése és megőrzése,

- a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése,

- a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása,

- napi vagy időszaki pénztárjelentés elkészítése.

A pénztárost anyagi felelősség terheli a pénztárban őrzött értékekért.

A pénztárosnak meghatározott időszakonként pénztárzárlatot kell végeznie. A tényleges pénzállományt egyeztetnie kell a nyilvántartással és az esetleges eltérések (hiány, többlet) okait fel kell deríteni. A hiányt meg kell fizetni, kisebb eltéréseknél azonnal,nagyobb hiányoknál pedig térítési kötelezettséget kell előírni. A többletet a pénztárba be kell   vételezni. A pénztáros a házipénztárba minden pénztári befizetést és kifizetést szabályszerűen kiállított bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat alapján számolhat el. A bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat szigorú számadású bizonylatok. A tömbök három ill. kétpéldányosak lehetnek.

Bevételi pénztárbizonylatnál az első példány a könyvelés bizonylata lesz, a második a nyugta, a harmadik példány a tömbben marad.

Kiadási pénztárbizonylatnál az első példány szintén a könyvelés bizonylata,a második a tömbben marad.

Ezeket a pénztári bizonylatokat a felmerülésük sorrendjében a pénztári nyilvántartásba is fel kell jegyezni. Ezek a nyilvántartások lehetnek szabványnyomtatványok:

- napi pénztárjelentés nagy forgalmú pénztárak részére,

- időszaki pénztárjelentés kisebb pénzforgalmú gazdálkodó szervezetek részére,

- de lehet számítógépes adatrögzítés is.

A házipénztárak kialakítását és működési szabályait alapvetően befolyásolja a pénzforgalom nagysága. (A legszigorúbb biztonsági és pénzkezelési előírások a banki pénztárak működtetésénél érvényesek.)