Házipénztár

A gazdálkodó szerv működéséhez szükséges készpénz, az értékpapírok, és egyéb értékek kezelésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség.

Megkülönböztetünk:

            -nagy értékű(1 M Ft feletti)

            -jelentős értékű(100 000-1 M Ft közötti)

            -kis értékű(10 000-100 000 Ft közötti) házipénztárakat.

Pénztári forgalom: Készpénz bevételek és kiadások vállalkozáson belüli bonyolítása, a velük összefüggő bizonylatok forgalma, a pénztárban elhelyezett egyéb értékek kezelése, ki-és beáramlása.

Pénzkezelés szabályzata:

            1. Általános pénzkezelési szabályok

            2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok

                        2.1. Pénztáros és helyettese

                        2.2. Pénztári ellenőr

                        2.3. Utalványozás

            3. Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás

            4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések:

            5. Pénztári nyilvántartások vezetése

                        5.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

                        5.2. Munkabér-kifizetés

                        5.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

                        5.4. Egyéb nyilvántartások

                        5.5. Szigorú számadású nyomtatványok

                        5.6. Letétek nyilvántartása és kezelése

                        5.7. Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje

                        5.8. A valutakezelés és nyilvántartás rendje

1. Általános szabályok:
   -A házipénztárban csak az elszámolási betétszámlát vezetô banknál felvett és a készpénzben           befizetett összegeket lehet kezelni.
   -Idegen pénzek és értékek a pénztárban semmilyen címen, még elkülönítve sem tárolhatók.
   -A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg az írásban megállapított, jóváhagyott keretet.
2. A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok:
   Pénztáros és helyettese:
   -A gazdasági egység vezetője a pénztárosi teendők ellátásával - a főkönyvelő által javasolt - arra alkalmas, büntetlen előéletű - erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező - személyt, pénztárost, továbbá pénztáros-helyettest köteles megbízni.
   -Nem lehet a pénztáros, vagy a helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi teendőkkel összeférhetetlen.
   Összeférhetetlennek kell tekinteni a könyvelési, bérelszámolási, anyagbeszerzési dolgozókat, akik utalványozási, vagy ellenőrzési joggal vannak megbízva, a beosztásuk miatt a házipénztárral kapcsolatban ügyintézői tevékenységet látnak el. Ill. azok a személyek,akiknek a bankszámla felett rendelkezési joguk van.
   -A gazdasági egység házipénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztárossal munkakörének elfoglalásakor, írásban nyilatkozattal kell elismertetni.
   -A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok stb.) továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.
   A gazdasági egység vezetője a pénztárost - a felsorolt teendőkön kívül - egyéb feladatokkal is megbízhatja, kivéve a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkaköröket.
   
   Pénztárellenőr:
   -A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének, egyezőségének ellenőrzése.

            -A pénztári ellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet.

            - Ellenőrzés során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésben szereplő adatok megegyeznek-e az             alapbizonylaton kiállított adatokkal. Az alapbizonylatokat minden esetben utalványoztatni kell. A kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot.
            -A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos.
            -A pénztári ellenőr feladatait - egyéb munkája mellett - a szerv vezetője, gazdasági vezetője,         vagy ezzel megbízott egyik dolgozója is elláthatja.

            Utalványozó:
            -Utalványozónak azok a személyek, akik a gazdálkodó szervezetnél a kiadások, kifizetések,         vagy a bevételek beszedését elrendelhetik.
            -Utalványozási joggal a gazdálkodó szervezet vezetője ruházhat fel egyes dolgozókat.      Meghatározott kiadások: jutalom, állományon kívüli munkabér stb. utalványozását a gazdálkodó szervezet vezetője egy személyben is gyakorolhatja.

• A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet, a pénztári ellenőrzés feladatát az utalványozó is elláthatja.
• Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen - kisegítésképpen - sem kezelheti.

3. A házipénztár működése, pénzmegőrzés és -tárolás:
   -A napi készpénzforgalom megállapításánál a munkabér-kifizetés és a munkabér jellegű kifizetéseket nem kell figyelembe venni.
   -A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékforgalom esetében kell biztosítani.
   -Amennyiben a házipénztárkeret és a -forgalom nem jelentős, úgy helyiségrészt kell biztosítani.
   -A házipénztár pénzkészletét tűzbiztos lemezszekrényben kell tárolni és megőrizni.
   -A lemezszekrény kulcsát a pénztáros kezeli.
   -A pénztári (lemezszekrény) kulcsok másodpéldányát a gazdálkodó egység főkönyvelője, az eredeti kulcskezelők által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megőrizni.
   -Tilos a lemezszekrény eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármely más ok miatt munkahelyétől távol marad, köteles a pénztári kulcsokat lezárt borítékban a főkönyvelőhöz eljuttatni.
   -Ilyen esetben a főkönyvelő a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles. A házipénztár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni.
   -A pénztári kulcsokról a főkönyvelőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie, melyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak.
   A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával igazolja.
   -A pénztárhelyiségben a főkönyvelő kivételével más személy nem tartózkodhat.
4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések:
   A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni:
   - 100 000 Ft-ig 1 fő
   - 100 000-500 000 Ft-ig 2 fő
   - 500 000-1 000 000 Ft-ig 3 fő
   - 1000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.
   -A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért.
   -A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták és ott el nem helyezték.

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak minden befizetést és kifizetést a pénztárjelentésbe kell feljegyeznie.
A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni és a használatba vett tömböket a főkönyvelővel, vagy annak megbízottjával hitelesíttetni kell.

Nyilvántartásokat kell vezetni az alábbiakról:

                        - A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

                        - Munkabér-kifizetés

                        - Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

                        - Egyéb nyilvántartások

                        - Szigorú számadású nyomtatványok

                        - Letétek nyilvántartása és kezelése

                        - Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje

                        - A valutakezelés és nyilvántartás rendje

Pénztári bizonylatok

Pénztárt érintő gazdasági események bizonylatai

a.) bevételi pénztár bizonylat:

      -pénztáros állítja ki

      -szigorú számadású

      -három példányos

  b.) kiadási pénztár bizonylat:

      -pénztáros állítja ki

      -szigorú számadású

      -két példányos

 c.) pénztárjelentés:tartalmazza a pénztárt érintő gazdasági eseményt, a bevételi és a kiadási bizonylat alapján a pénztáros készíti ellenőrzési céllal: pénztárban lévő tényleges pénzkészlet megegyezik-e a jelentésben szereplő összeggel készülhet: naponta, hetente, dekádonként (10 nap), havonta

• A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani.
• A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.
• A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében éves sorszámmal köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell a pénztárjelentésben szerepeltetni.
• A bevételi (amennyiben szükséges) és a kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot.

• Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet.
• A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni, (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni.
• Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre az alapbizonylatokat összesíteni kell.

• Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni.
• A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja.
• A pénztárban ideiglenes jelleggel sem lehet elismerendő nyugta (úgynevezett bón).
• A pénztáros (a gazdálkodó szervezet alkalmazottain kívül) csak személyazonossági igazolvány felmutatására fizethet, ilyen esetben a bizonylatra fel kell tüntetni a személyi igazolvány számát.
• Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki.
• A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható.
• Ezekről a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és a kiadási bizonylat szövegrovatában hivatkozni kell a nyilvántartási számra.
• A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását.

Készpénzfizetés: Effektív készpénzzel történő fizetés.

                            Előnye:

                                   -a tranzakció azonnali

                                   -mindenki elfogadja

                                   -nincs előírás az átadására

                                   -anonimitás, nincs hivatalos nyoma (bűnözők számára kedvező)                      

A készpénzfizetés teljesíthető:

            - a pénzösszeg közvetlen átadásával,

            - a jogosult bankszámlájára teljesített befizetéssel,

            - az összegnek készpénz-átutalási megbízással a jogosult részére való továbbításával,

            - az összegnek a jogosult részére kifizetési utalvánnyal történő kiutalásával,

            - az összegnek készpénzfelvételi utalvány útján történő kifizetésével,

            - egyszerű átutalással,

            - pénzforgalmi betétkönyv felhasználásával,

            - postai küldemény utánvételezésével.

A gazdálkodó szervezeteket a készpénz fizetéseiknek kétféle módon tehetnek eleget:

            - a számlavezető banknak adott megbízás alapján közvetlenül a bank vagy posta útján,

• házipénztáron keresztül

Készpénzfizetési formák

            1 Készpénzbefizetés bankszámlára

            A vállalatok bankszámlájára a pénzintézet pénztárainál és a postahivataloknál lehet             készpénzfizetéseket teljesíteni. A postahivataloknál a bankszámlák javára

                        - készpénz-átutalási megbízással,

                        - belföldi postautalvánnyal és

                        - befizetési lappal, közvetlenül a bankszámlát vezető hitelintézetnél, illetve az erre                                     kijelölt postahivataloknál az ún. zsákos pénzfeladással is teljesíthetők készpénzbefizetések.

• Postahelyeknél a bankszámlák javára készpénz-átutalási megbízással teljesíthető készpénzbefizetés. A postahivatal a bevételezett készpénzt a Posta Elszámoló Központ útján juttatja el a bankszámlát vezető hitelintézethez.
• Belföldi postautalvánnyal általában magánszemélyek fizetnek.Ebben az esetben a posta az utalványt, illetve a pénzt kézbesíti a gazdálkodó szervezetnek, aki dönthet úgy, hogy az összeget átveszi és a házipénztárba bevételezi, vagy rendelkezhet úgy, hogy az utalvány összegét írják jóvá a bankszámláján. (Belföldi postautalvány magánszemélyek egymás közötti készpénz fizetésére is felhasználható. Maximális értékhatára 50.000 Ft.)

            2 Készpénzkifizetés bankszámláról

            A készpénzkifizetés történhet:

                        - készpénzfelvételi utalvánnyal,

                        - kifizetési utalvánnyal,

                        - egyszerű átutalással és

                        - pénzforgalmi betétkönyvön keresztül.

            A vállalat a bankszámlájáról a számlát vezető bank pénztáránál,valamint más hitelintézet vagy postahivatal erre kijelölt pénztáránál vehet fel készpénzt. A bank a készpénzfizetést                       csak akkor teljesíti, ha a vállalat a hitelintézet által kiszolgáltatott utalványtömbből

            származó, az előírásoknak megfelelően kiállított készpénzfelvételi utalványt bemutatja.

• A készpénzfelvételi utalványon a vállalat feltüntetheti a készpénzfelvétellel megbízott személyt. Ilyenkor a bank az utalvány összegét csak a megnevezett személynek fizeti ki.

            Ha a vállalat nem nevez meg megbízott személyt, akkor a bank az utalvány bemutatójának           fizeti ki a készpénzt. Az utalvány beváltásánál – a visszaélések elkerülése érdekében – a    bank a benyújtó személyazonosságát megvizsgálja és az összeg átvételét igazoltatja.

• A kifizetési utalvánnyal általában a következő esetekben utalható ki pénz:

                        - ha a vállalatnak olyan telepe, fiókja készpénzellátásáról kell gondoskodnia, ahol                           bankszervezet nem működik (vagy az távol esik),

                        - ha a készpénz kiutalása más gazdálkodó szervezettel vagy állampolgárral fennálló                                       tartozás kiegyenlítésére szolgál.

            A kifizetési utalvány és feladójegyzék kiállítása esetén a gazdálkodó szervezet azzal bízza                        meg a számláját vezető bankot, hogy számlája terhére meghatározott összeget postahivatal          útján készpénzben fizessen ki az utalványon megnevezett címzettnek.

• A számlatulajdonos a székhelyével nem azonos helységben működő kirendeltségére esetenként egyszerű átutalással is juttathat el készpénzt valamely ottani hitelintézeti fiókon keresztül.
• A pénzforgalmi betétkönyv az arra kijelölt postahivatal által vezetett különleges keretnyilvántartó könyv. A számlatulajdonos a székhelyével nem azonos helységben működő kirendeltsége számára a kijelölt postahelyen, készpénz felvételére rendelkezésre álló keretet biztosít.

            3 A gazdálkodó szervezetek házipénztára

            A gazdálkodó szervezeteknek a számviteli törvény szerint a számviteli politika keretében el kell             készíteniük pénzkezelési szabályzatukat. A pénzkezelési szabályzatnak tartalmaznia kell (a vállalat             sajátosságaink figyelembe vételével):

                        - a pénztári kezelés szabályait (pénztári rend),

                        - a pénzforgalom ügyviteli rendjének szabályait,

                        - a pénzkezeléshez kapcsolódó egyéb feladatok, nyilvántartások szabályait,

                        - a bankszámlaforgalom szabályait.

            Annak érdekében, hogy a vállalatok készpénzfizetéseiket zavartalanul le tudják bonyolítani, a             készpénz tartására és kezelésére házipénztárt létesíthetnek. A házipénztárból teljesítik a

            készpénzkifizetéseket (pl. munkabér kifizetését, kis összegű beszerzések) és ide vételezik be a              hozzájuk közvetlenül befolyó készpénzt. Kialakításának előírásait az átlagos napi

            készpénzforgalom alapján határozzák meg. A pénztárosnak kell gondoskodnia arról, hogy az             esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez, a zavartalan pénzforgalomhoz elegendő   készpénz             legyen a pénztárban.

            A készpénzszükségletet a gazdálkodó szervezet biztosíthatja:

                        - bankszámlájáról történő pénzfelvétellel,

                        - kifizetési utalvánnyal,

                        - pénzforgalmi betétkönyvvel,

                        - felvásárlási készpénzutalvánnyal,

                        - napi pénzbevételeiből.

            A pénztárban tartható készpénzállomány felső határát a gazdálkodó szervezet saját hatáskörben   állapítja meg, ezt a készpénzösszeget házipénztári keretnek nevezik. A napi vagy időszaki pénztárzárlatkor a házipénztári keretet meghaladó pénzmennyiséget be kell fizetni a gazdálkodó        szervezet bankszámlájára.

             A pénztáros feladatai:

                        - a pénztárban lévő készpénz és egyéb értékek kezelése és megőrzése,

                        - a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése,

                        - a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása,

                        - napi vagy időszaki pénztárjelentés elkészítése.

            A pénztárost anyagi felelősség terheli a pénztárban őrzött értékekért.

            A pénztárosnak meghatározott időszakonként pénztárzárlatot kell végeznie. A tényleges   pénzállományt egyeztetnie kell a nyilvántartással és az esetleges eltérések (hiány, többlet) okait fel kell deríteni. A hiányt meg kell fizetni, kisebb eltéréseknél azonnal,nagyobb      hiányoknál      pedig térítési kötelezettséget kell előírni. A többletet a pénztárba be kell   vételezni. A pénztáros a          házipénztárba minden pénztári befizetést és kifizetést szabályszerűen kiállított bevételi, illetve        kiadási             pénztárbizonylat alapján számolhat el. A

            bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat szigorú számadású bizonylatok. A tömbök három ill.             kétpéldányosak lehetnek.

            Bevételi pénztárbizonylatnál az első példány a könyvelés bizonylata lesz, a második a      nyugta, a             harmadik példány a tömbben marad.

            Kiadási pénztárbizonylatnál az első példány szintén a könyvelés bizonylata,a második a tömbben marad.

            Ezeket a pénztári bizonylatokat a felmerülésük sorrendjében a pénztári nyilvántartásba is fel kell             jegyezni. Ezek a nyilvántartások lehetnek szabványnyomtatványok:

                        - napi pénztárjelentés nagy forgalmú pénztárak részére,

                        - időszaki pénztárjelentés kisebb pénzforgalmú gazdálkodó szervezetek részére,

                        - de lehet számítógépes adatrögzítés is.

            A házipénztárak kialakítását és működési szabályait alapvetően befolyásolja a pénzforgalom             nagysága. (A legszigorúbb biztonsági és pénzkezelési előírások a banki pénztárak működtetésénél érvényesek.)